Office Manager
DsignMarking Wassenaar
Wat is vereist?
- Ervaring met het voeren van administraties
- Ervaring met CRM-systemen (Gripp is een pre)
- Cijfermatig inzicht en oplossingsgericht denken
- Secuur en verzorgd werken
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
- Representatief en communicatief vaardig
- Max 1 uur reistijd vanaf Wassenaar
Wat krijg je?
- €2.650,- bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring – parttime naar rato)
- Jaarlijkse bonus afhankelijk van het resultaat
- 16 tot 24-urige werkweek (werkdagen en tijden in overleg)
- 24 vakantiedagen (parttime naar rato)
- Tijd en budget voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding
- Gezamenlijke activiteiten, zoals een dagelijkse lunch en regelmatige uitjes en activiteiten
- Een hecht team van gepassioneerde, talentvolle collega's
Wat doe je?
- 60% Administratieve werkzaamheden
- 20% Algemene mail bijhouden, telefoon beantwoorden, gasten ontvangen
- 10% Facilitaire zaken regelen en bestellingen doen
- 10% CRM-systeem up-tot-date houden
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Vacature
Als (Junior) Office Manager bij DsignMarking treed je o.a. op als gastvrouw/gastheer van het bedrijf. Je ontvangt de gasten bij afspraken op kantoor en bent het eerste aanspreekpunt bij inkomende telefoontjes. Naar aanleiding hiervan zorg je ervoor dat de juiste actie wordt ondernomen. Zo zet je een telefoontje bijvoorbeeld naar de juiste collega door. Daarnaast behandel je de inkomende e-mails in de algemene mailboxen.
Het voeren van de administratie is het zwaartepunt van deze functie. Je zorgt onder meer voor het invoeren van de inkoopfacturen en je zet deze klaar ter controle bij je collega’s. Samen zorg je ervoor dat alles aan de juiste opdrachten gekoppeld is, zodat de projectadministratie kloppend is. Ook het verwerken van de bankmutaties en het klaarzetten van betalingen behoren tot de werkzaamheden. Verder stel je de verkoopfacturen op, verstuur je deze en verzorg je het debiteurenbeheer.
In deze functie werk je met het CRM-pakket Gripp. Je zorgt dat de relaties hierin correct worden ingevoerd en dat de gegevens up-to-date-zijn.
Je werkt nauw samen met de Office Manager, die tevens je leidinggevende is, maar ook met de Projectmanagers en afdeling Sales voor de projectadministratie.
Als je het leuk vindt om secuur en administratief bezig te zijn en je het een uitdaging vindt om collega's te ontzorgen en diverse zaken tegelijkertijd te regelen, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Een leuke werkdag is afwisselend: je ontvangt gasten op kantoor, behandelt verschillende telefoontjes en verwerkt administratie.
Tijdens een mindere werkdag heb je te maken met veel ad-hoc-verzoeken, waardoor je niet toekomt aan administratieve werkzaamheden die eigenlijk op je planning stonden.
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Dagstart
- Mails verwerken (algemene mailboxen)
- Facturen inboeken en verwerken
- Lunch
- Betalingen doen en bankmutaties verwerken
- Openstaande facturen nabellen
- Rapportages opstellen
-
- Vrije dag
-
- Dagstart
- Gasten ontvangen
- Facturen inboeken en verwerken
- Lunch
- Bestellingen plaatsen
- Mails lezen en beantwoorden
- Relatiegegevens bijwerken in Gripp
-
- Vrije dag
-
- Vrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Bij DsignMarking vind je een mix van professionals: Sales- en Accountmanagers, Projectmanagers, Studio-, Productie- en Montagemedewerkers. Samen vormen zij een team van gepassioneerde, talentvolle collega’s. Eigen initiatief en verantwoordelijkheid nemen wordt binnen dit team erg gewaardeerd. Wil je iets nieuws leren? Dan wordt er tijd en budget vrijgemaakt voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding. Afhankelijk van je talenten en ambities krijg je de mogelijkheid je verder te ontwikkelen tot Office Manager of eventueel Junior Project Manager.
Werken bij DsignMarking
DsignMarking is een creatief projectbureau dat is opgericht in 1986 en zich richt op visual branding, wayfinding en signing. Het bureau vertaalt de merkidentiteit van de klant door naar elke ruimte - binnen en buiten - en ieder detail draagt bij aan de impact van het geheel. Van kantooromgeving tot winkel en van het onderwijs tot de zorgbranche: DsignMarking houdt zich bezig met een diversiteit aan klanten en opdrachten. Het bureau gelooft in de verbindende en aantrekkingskracht van een fysieke merkbeleving.
- Kantoor in Wassenaar
- Actief in Nederland en verschillende Europese landen
- 15 medewerkers in Nederland
- 20% / 80%
- Gem. leeftijd 45 jaar
- Casual