Als (Junior) Office Manager bij DsignMarking treed je o.a. op als gastvrouw/gastheer van het bedrijf. Je ontvangt de gasten bij afspraken op kantoor en bent het eerste aanspreekpunt bij inkomende telefoontjes. Naar aanleiding hiervan zorg je ervoor dat de juiste actie wordt ondernomen. Zo zet je een telefoontje bijvoorbeeld naar de juiste collega door. Daarnaast behandel je de inkomende e-mails in de algemene mailboxen.

Het voeren van de administratie is het zwaartepunt van deze functie. Je zorgt onder meer voor het invoeren van de inkoopfacturen en je zet deze klaar ter controle bij je collega’s. Samen zorg je ervoor dat alles aan de juiste opdrachten gekoppeld is, zodat de projectadministratie kloppend is. Ook het verwerken van de bankmutaties en het klaarzetten van betalingen behoren tot de werkzaamheden. Verder stel je de verkoopfacturen op, verstuur je deze en verzorg je het debiteurenbeheer.

In deze functie werk je met het CRM-pakket Gripp. Je zorgt dat de relaties hierin correct worden ingevoerd en dat de gegevens up-to-date-zijn.

Je werkt nauw samen met de Office Manager, die tevens je leidinggevende is, maar ook met de Projectmanagers en afdeling Sales voor de projectadministratie.